Đơn xin xác nhận dân sự là văn bản quen thuộc và tương đối phổ biến do được nhiều đơn vị, cơ quan, doanh nghiệp áp dụng và yêu cầu trong hồ sơ xin việc, xét tuyển. Tuy nhiên hiện này với những cập nhật và thay đổi trong quy định pháp luật cùng với sự phân bổ trách nhiệm, quyền hạn của những cơ quan địa phương, ban ngành, thủ tục xin xác nhận dân sự đã có nhiều thay đổi mà các cá nhân, doanh nghiệp còn chưa nắm bắt được dẫn đến những khó khăn khi thực hiện thủ tục này.
Kể từ năm 2019 trở lại đây, chúng tôi đã gặp rất nhiều những câu hỏi của các bạn gửi tới tổng đài về việc khi lên công an xã để xin xác nhận dân sự thì bị từ chối bởi lý do không đúng thẩm quyền. Đây là câu trả lời đúng trong một số trường hợp, bởi lẽ nếu nội dung các bạn xin xác nhận có liên quan tới tiền án tiền sự thì theo quy định của Luật lý lịch tư pháp 2009, cơ quan có thẩm quyền sẽ là Sở Tư pháp cấp tỉnh thành phố nơi bạn có đăng ký hộ khẩu thường trú, không có quy định về việc Cơ quan công an xã sẽ xác nhận nội dung này, vì thế hiển nhiên đơn của các bạn sẽ bị từ chối. Nhưng nếu nội dung đơn xin xác nhận dân sự chỉ xoay quanh những vấn đề như địa chỉ cư trú, kỷ luật địa phương, sự chấp hành quy định hay những vi phạm về trách nhiệm hành chính thì cơ quan công an xã lại hoàn toàn có thể thực hiện việc xác nhận này.
Đấy là những quy định, điều kiện bạn cần nắm được trước khi tiếp tục theo dõi bài viết dưới đây của chúng tôi.
1. Định nghĩa Đơn xin xác nhận dân sự
Đơn xin xác nhận dân sự là văn bản được người dân viết và gửi tới đơn vị có thẩm quyền nhằm xin xác nhận về những thông tin cung cấp trong đơn nằm trong phạm vi quyền hạn của cơ quan đó. Các nội dung có thể xác nhận trong đơn tương đối nhiều, điển hình như: hộ khẩu thường trú, tên bố, mẹ, tình trạng hôn nhân, ý thức pháp luật tại địa phương, tranh chấp, nghĩa vụ tài chính nếu có.
2. Hướng dẫn viết Đơn xin xác nhận dân sự
Đơn xin xác nhận dân sự không có biểu mẫu bắt buôc, vì thế tùy theo nhu cầu xác nhận của mình và quy định pháp luật bạn có thể thêm các thông tin xin xác nhận theo từng trường hợp, ngữ cảnh cụ thể. Dưới đây là những hướng dẫn cơ bản để bạn có thể tự viết Đơn xin xác nhận dân sự đúng, cập nhật liên tục, đảm bảo pháp lý:
3. Thủ tục, hồ sơ xin xác nhận dân sự
Hồ sơ để xin xác nhận dân sự bao gồm:
- Đơn xin xác nhận dân sự
- CMND (bản chính để đối chiếu)
- Hộ Khẩu thường trú hoặc sổ tạm trú (bản chính để đối chiếu)
- Các giấy tờ khác liên quan tới việc bạn xin xác nhận
Thủ tục xin xác nhận dân sự:
Sau khi chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ trên các bạn thực hiện nộp tại công an phường/xã hoặc Ủy ban nhân dân phường/xã tùy vào nội dung xin xác nhận. Pháp luật không có quy định cụ thể về thời hạn xác nhận dân sự, tuy nhiên tùy theo việc kiểm tra, đối chiếu và xác minh, thời gian xử lý thông thường là từ 3-5 ngày làm việc tính từ khi bạn nộp đơn. Kết quả bạn nhận được sẽ là Phần Xác nhận của Cơ quan có thẩm quyền trên đơn của mình hoặc một bản Giấy xác nhận độc lập tùy vào cơ chế địa phương.
4. Cơ quan cấp xác nhận dân sự là sở tư pháp hay công an phường/xã?
Như đã đề cập ở phần đầu bài viết, nếu nội dung xác nhận của bạn liên quan tới nhân thân, ông bà, cha mẹ, anh chị em, tình trạng hôn nhân, quá trình cư trú tại địa phương không vi phạm pháp luật , chấp hành quy định xã phường,… thì Công an xã sẽ có thẩm quyền xác nhận. Vì công an xã/phường là người nắm tình hình an ninh trật tự tại địa phương, cư trú của công dân.
Còn trường hợp bạn cần xác nhận không có án tích, bị cấm hay không bị cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp,… thì bạn cần phải xin cấp Phiếu lý lịch tư pháp tại Sở tư pháp cấp tỉnh/thành phố.
5. Mẫu Đơn xin xác nhận dân sự số 1
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
———
ĐƠN XIN XÁC NHẬN DÂN SỰ
Kính gửi: Công an xã Quý Sơn – Lục Ngạn – Bắc Giang
Tôi là Vũ Hồng Thái sinh ngày 20 tháng 03 năm 1985
Dân tộc: Kinh – Tôn giáo: Không
Số CMND/CCCD: 0123456789 cấp ngày 01/08/2008 nơi cấp là Công an Bắc Giang
Quê quán: Đại Lâm – Lạng Giang – Bắc Giang
Hộ khẩu thường trú: Quý Sơn, Lục Ngạn, Bắc Giang
Họ tên bố: Vũ Văn Đính sinh năm 1964
Họ tên mẹ Nguyễn Thị Mùi sinh năm 1970
Tôi làm đơn này đề nghị được Công an xã Quý Sơn xác nhận cho tôi là người có hộ khẩu thường trú tại địa phương và trong thời gian sinh sống tại địa phương tôi không có tiền án, tiền sự để tôi bổ sung vào hồ sơ xin đi làm việc.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Quý Sơn, ngày 11 tháng 09 năm 2016
| XÁC NHẬN CỦA CÔNG AN | Người làm đơn |
6. Mẫu Đơn xin xác nhận dân sự số 2
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————
ĐƠN XIN XÁC NHẬN DÂN SỰ
Kính gửi: Công an xã An Đức – Ninh Giang – Hải Dương
Tôi là Trần Bá Thắng sinh ngày 11 tháng 02 năm 1993
Nghề nghiệp: Kinh doanh tự do
Số CMND/CCCD: 0123456789 cấp ngày 12/3/2011 nơi cấp là Công an Hải Dương
Hộ khẩu thường trú: An Đức – Ninh Giang – Hải Dương
Họ tên bố: Trần Đình Triển – sinh năm 1970
Nghề nghiệp: Làm nông
Họ tên mẹ Nguyễn Hồng Vân – sinh năm 1971
Nghề nghiệp: Làm nông
Cùng trú tại: An Đức – Ninh Giang – Hải Dương
Họ tên vợ/chồng: Chưa lập gia đình
Tôi kính đề nghị công an xã An Đức xác nhận trong thời gian thường trú tại địa phương tôi nghiêm chỉnh chấp hành các chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước, không có tiền án, tiền sự và không vi phạm các quy định của chính quyền địa phương, không mắc nợ và không có quyết định thi hành án nào về nghĩa vụ kinh tế với các đơn vị khác.
An Đức, ngày 20 tháng 12 năm 2017
| Ý KIẾN CỦA CÔNG AN XÃ AN ĐỨC | Người viết đơn (ký, ghi rõ họ tên) |
7. Mẫu Đơn xin xác nhận dân sự số 3
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
——-+++ ——-
ĐƠN XIN XÁC NHẬN DÂN SỰ
Kính gửi: Ủy ban nhân dân phường Nguyễn Văn Cừ – Bình Định
Đồng kính gửi: – Công an phường Nguyễn Văn Cừ
Tôi là Trần Văn Thế – Sinh năm 1998
Hộ khẩu thường trú: Tổ 3 – phường Nguyễn Văn Cừ
Nay tôi làm đơn xác nhận này gởi đến UBND và Công an phường Nguyễn Văn Cừ để xin xác nhận cho tôi một việc như sau:
Từ năm 1990 tới nay, gia đình tôi đã sinh sống và làm việc tại địa phương cụ thể là Tổ 3 – phường Nguyễn Văn Cừ – thành phố Quy Nhơn – Bình Định.
Trong quá trình học tập và làm việc tôi may mắn được giới thiệu để xem xét tham gia vào Đảng. Nay tôi làm đơn này xin cấp ủy ban và cơ quan chức năng địa phương tạo điều kiện cho tôi có thể xác minh địa chỉ và thông tin của mình hiện nay. Giúp tôi có đủ giấy tờ để hoàn thành lý lịch Đảng đúng thời gian quy định.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Bình Định, ngày 2 tháng 11 năm 2020
| XÁC NHẬN CỦA KHU VỰC | Người viết Trần Văn Thế |
8. Lưu ý khi viết Đơn xin xác nhận dân sự
Nội dung đơn sẽ quyết định việc thực hiện xin xác nhận có thành công hay không và cơ quan có thẩm quyền!
Đơn xin xác nhận dân sự viết tay sử dụng với mục đích để đề nghị chủ thể có thẩm quyền xem xét các thông tin về nhân thân, dân sự mà người này/tổ chức này đã đưa ra và xác nhận tính chính xác cho những thông tin đó.
Tùy theo nội dung thông tin cần xác nhận và yêu cầu của phía chủ thể sẽ nhận văn bản đã được xác nhận (thường là nhà tuyển dụng) mà chủ thể có quyền xác nhận sẽ khác nhau. Thông thường, nếu thông tin không liên quan tới tình trạng vi phạm pháp luật mà chỉ có các thông tin về danh tính, nhân thân,… thì chủ thể có thẩm quyền xác nhận là Ủy ban nhân dân cấp xã. Nếu thông tin cần xác nhận có liên quan tới việc tuân thủ pháp luật tại địa bàn thì chủ thể xác nhận thường là Công an cấp xã.