Ông em hiện đã mất, hồi đó bà là người đi làm giấy báo tử cho ông, nhưng do thời gian quá lâu nên gia đình đã làm mất giấy chứng tử của ông. Nay gia đình cần xin lại để thực hiện khai thừa kế và chia đất của ông bà. Bà em vẫn còn sống vậy gia đình em cần phải làm thủ tục gì, tại đâu và làm như thế nào, bà em đã già yếu, có phải chỉ bà làm được không, em có thể thay bà đi làm được không.
Theo nội dung sự việc anh/chị trình bày, chúng tôi nhận định thắc mắc của khách hàng liên quan đến trình tự, thủ tục xin cấp lại giấy chứng tử.
– Cơ sở pháp lý:
Luật Hộ tịch năm 2014;
Nghị định số 123/2015/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch;
Thông tư số 250/2016/TT-BTC hướng dẫn về phí và lệ phí thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;
Quyết định số 299/QĐ-BTP về việc công bố thủ tục hành chính ban hành mới trong lĩnh vực hộ tịch thực hiện tại cơ quan đăng ký hộ tịch trong nước thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tư pháp;
– Luật sư tư vấn:
Trước hết, về trường hợp của anh/chị cần xác định chính xác thời điểm bà tiến hành đăng ký khai tử cho ông. Bởi nếu việc khai tử đó đã được đăng ký trước ngày 01/01/2016 tức ngày Luật Hộ tịch năm 2014 có hiệu lực thi hành, anh/chị có thể tiến hành thủ tục đăng ký lại khai tử. Tuy nhiên, nếu việc đăng ký khai tử được hoàn thành từ ngày 01/01/2016 trở đi, anh/chị chỉ có thể yêu cầu cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện khai tử đó. Với cả hai thủ tục nói trên, anh/chị có thể tự mình thực hiện mà không cần bà tức người đăng ký khai tử lần đầu trực tiếp tiến hành nữa.
- Trường hợp tiến hành đăng ký khai tử trước ngày 01/01/2016:
Theo Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, anh/chị có quyền đăng ký lại khai tử cho ông nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
Điều 24. Điều kiện đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử
1. Việc khai sinh, kết hôn, khai tử đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01 tháng 01 năm 2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được đăng ký lại.
2. Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao giấy tờ, tài liệu có nội dung liên quan đến việc đăng ký lại.
3. Việc đăng ký lại khai sinh, kết hôn chỉ được thực hiện nếu người yêu cầu đăng ký còn sống vào thời điểm tiếp nhận hồ sơ.
Về thẩm quyền giải quyết, UBND cấp xã nơi đã đăng ký khai tử trước đây cho ông của anh/chị chính là cơ quan có thẩm quyền đăng ký lại khai tử. Cụ thể, khoản 2 Điều 25 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP quy định:
Điều 25. Thẩm quyền đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử
2. Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đã đăng ký khai tử trước đây thực hiện đăng ký lại khai tử.
Về thủ tục, anh/chị có thể tham khảo Điều 28 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP:
Điều 28. Thủ tục đăng ký lại khai tử
1. Hồ sơ đăng ký lại khai tử gồm các giấy tờ sau đây:
a) Tờ khai theo mẫu quy định;
b) Bản sao Giấy chứng tử trước đây được cấp hợp lệ. Nếu không có bản sao Giấy chứng tử hợp lệ thì nộp bản sao hồ sơ, giấy tờ liên quan có nội dung chứng minh sự kiện chết.
2. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, công chức tư pháp – hộ tịch kiểm tra hồ sơ. Nếu xét thấy các thông tin là đầy đủ, chính xác và việc đăng ký lại khai tử là đúng pháp luật thì báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký cấp bản chính trích lục hộ tịch cho người có yêu cầu; ghi nội dung đăng ký lại khai tử vào Sổ hộ tịch, cùng người yêu cầu khai tử ký, ghi rõ họ tên vào Sổ hộ tịch.
Trường hợp cần xác minh thì thời hạn giải quyết không quá 10 ngày làm việc.
Cũng cần lưu ý, đăng ký lại hộ tịch là công việc về hộ tịch có thu lệ phí. Như vậy, trừ trường hợp được miễn lệ phí hộ tịch theo khoản 1 Điều 11 Luật Hộ tịch năm 2014, anh/chị cần nộp lệ phí theo quy định tại địa phương. Cụ thể, theo hướng dẫn tại Thông tư số 250/2016/TT-BTC:
Điều 5. Căn cứ xác định mức thu phí và lệ phí
2. Đối với các khoản lệ phí
c) Lệ phí hộ tịch là khoản thu đối với người được cơ quan nhà nước có thẩm quyền giải quyết các công việc về hộ tịch theo quy định của pháp luật.
– Lệ phí hộ tịch đối với việc đăng ký hộ tịch tại từng cấp quản lý như sau:
+ Đối với việc đăng ký hộ tịch tại Ủy ban nhân dân cấp xã, gồm: Khai sinh (bao gồm: đăng ký khai sinh không đúng hạn, đăng ký lại khai sinh, đăng ký khai sinh cho người đã có hồ sơ, giấy tờ cá nhân); khai tử (bao gồm: đăng ký khai tử không đúng hạn, đăng ký lại khai tử); kết hôn (đăng ký lại kết hôn); nhận cha, mẹ, con; thay đổi, cải chính hộ tịch cho người chưa đủ 14 tuổi cư trú ở trong nước; bổ sung hộ tịch cho công dân Việt Nam cư trú ở trong nước; cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; xác nhận hoặc ghi vào sổ hộ tịch các việc hộ tịch khác; đăng ký hộ tịch khác.
– Tùy thuộc vào điều kiện thực tế của địa phương mà quy định mức thu cho phù hợp, nhưng phải đảm bảo nguyên tắc miễn lệ phí hộ tịch theo quy định tại Điều 11 Luật hộ tịch trong những trường hợp sau:
+ Đăng ký hộ tịch cho người thuộc gia đình có công với cách mạng; người thuộc hộ nghèo; người khuyết tật.
+ Đăng ký khai sinh đúng hạn, khai tử đúng hạn; đăng ký giám hộ, chấm dứt giám hộ; đăng ký kết hôn của công dân Việt Nam cư trú ở trong nước, thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã; đăng ký khai sinh đúng hạn, khai tử đúng hạn, đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài thực hiện tại Ủy bannhân dân cấp xã ở khu vực biên giới.
- Trường hợp tiến hành đăng ký khai tử từ ngày 01/01/2016 trở đi:
Như đã đề cập, trường hợp này anh/chị không thực hiện đăng ký lại khai tử được. Thay vào đó, anh/chị có quyền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện khai tử cho ông của anh/chị. Cơ quan có trách nhiệm giải quyết thủ tục trên là Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm: cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật. Căn cứ vào Điều 63 Luật Hộ tịch năm 2014:
Điều 63. Cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch đã đăng ký
Cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký.
Toàn bộ trình tự, thủ tục yêu cầu cũng như giải quyết yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch được quy định chi tiết tại Chương III Quyết định số 299/QĐ-BTP:
III. THỦ TỤC CẤP BẢN SAO TRÍCH LỤC HỘ TỊCH
Trình tự thực hiện
– Người có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch nộp hồ sơ tại Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch có thẩm quyền.
– Người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu thông tin trong Tờ khai và tính hợp lệ của giấy tờ do người yêu cầu xuất trình hoặc nộp.
– Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận, trong đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả; nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hoàn thiện thì hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện theo quy định; trường hợp không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì phải lập thành văn bản hướng dẫn, trong đó nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên của người tiếp nhận.
– Hồ sơ yêu cầu cấp bản sao trích lục sau khi đã được hướng dẫn theo quy định mà không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện thì người tiếp nhận từ chối tiếp nhận hồ sơ. Việc từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó ghi rõ lý do từ chối, người tiếp nhận ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên.
– Ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ, nếu thấy hồ sơ đầy đủ và phù hợp, công chức làm công tác hộ tịch căn cứ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch, ghi nội dung bản sao trích lục hộ tịch, báo cáo Thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch ký cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu.
* Lưu ý:
+ Trường hợp người yêu cầu nộp giấy tờ là bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực từ bản chính thì người tiếp nhận hồ sơ không được yêu cầu xuất trình bản chính; nếu người yêu cầu chỉ nộp bản chụp và xuất trình bản chính thì người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra, đối chiếu bản chụp với bản chính và ký vào bản chụp xác nhận về việc đã đối chiếu nội dung giấy tờ đó, không được yêu cầu người đi đăng ký nộp bản sao có chứng thực giấy tờ đó.
+ Trường hợp pháp luật quy định xuất trình giấy tờ khi đăng ký hộ tịch, người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra giấy tờ xuất trình, đối chiếu với thông tin trong Tờ khai và trả lại cho người xuất trình, không được yêu cầu người đăng ký hộ tịch nộp thêm bản sao giấy tờ đó. Người tiếp nhận có thể chụp 01 bản giấy tờ xuất trình hoặc ghi lại thông tin của giấy tờ xuất trình để lưu hồ sơ.
+ Người tiếp nhận có trách nhiệm tiếp nhận đúng, đủ hồ sơ đăng ký hộ tịch theo quy định của pháp luật hộ tịch, không được yêu cầu người đăng ký hộ tịch nộp thêm giấy tờ mà pháp luật hộ tịch không quy định phải nộp.
Cách thức thực hiện:
– Người có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch trực tiếp thực hiện hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch;
– Người thực hiện yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch có thể trực tiếp nộp hồ sơ; cơ quan, tổ chức có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch có thể trực tiếp gửi văn bản yêu cầu tại Cơ quản quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch có thẩm quyền hoặc gửi hồ sơ, văn bản yêu cầu qua hệ thống bưu chính.
Thành phần hồ sơ:
* Giấy tờ phải xuất trình:
– Hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch.
Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực giấy tờ phải xuất trình nêu trên.
* Giấy tờ phải nộp
– Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch theo mẫu đối với trường hợp người yêu cầu là cá nhân.
– Văn bản yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch nêu rõ lý do trong trường hợp người yêu cầu là cơ quan, tổ chức.
– Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền.
Số lượng hồ sơ: 01 bộ
Thời hạn giải quyết: Ngay trong ngày tiếp nhận hồ sơ; trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.
Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cá nhân, cơ quan, tổ chức.
Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.
Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Bản sao trích lục hộ tịch
Lệ phí:
– Không quá 3.000 đồng/bản sao đối với yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch tại cấp xã;
– Không quá 8.000 đồng/bản sao đối với yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch tại cấp huyện.
Miễn lệ phí cho người thuộc gia đình có công với cách mạng; người thuộc hộ nghèo; người khuyết tật.Mẫu đơn, mẫu tờ khai: Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch