Quy chế bán hàng : Văn bản được sử dụng để quy định về các nội dung cơ bản trong hoạt động bán hàng của công ty và yêu cầu các đơn vị có trách nhiệm thực hiện đúng theo quy chế này
Biểu mẫu Quy chế bán hàng
| CÔNG TY …..
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ……, ngày ….. tháng ….. năm |
QUY CHẾ BÁN HÀNG
ĐIỀU 1 : Phạm vi điều chỉnh
Quy chế này áp dụng cho tất cả đơn vụ trực thuộc và các cá nhân có liên quan trong lĩnh vực kinh doanh các mặt hàng của Công ty
ĐIỀU 2 : Giải thích từ ngữ :
Bán lẻ : Là bán cho khách hàng, thực hiện thông qua ….. (đối với ……) tại ……. theo giá bán lẻ do Công ty quy định.
Bán sỉ : Là bán cho khách hàng với số lượng lớn , thực hiện thông qua ….. (đối với …. ) tại các … theo khung giá bán sỉ do Công ty quy định hoặc duyệt giá trong từng thời kỳ.
Bán buôn : Là bán hàng có số lượng lớn cho khách hàng, được giao …………. theo giá bán do Công ty duyệt trong từng thương vụ hoặc nguyên tắc thỏa thuận giá quy định trong hợp đồng bán hàng phù hợp với chính sách bán buôn của Công ty trong từng thời kỳ.
Khách hàng : Được hiểu là cá nhân, tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp có nhu cầu mua hàng.
ĐIỀU 3 : Hợp đồng bán hàng :
Tất cả việc bán hàng quy định trong Quy chế này được thực hiện trên cơ sở hợp đồng. Hợp đồng bán hàng được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc tài liệu giao dịch (công văn, điện báo, fax, đơn đặt hàng) hoặc được xác lập bằng hành vi cụ thể.
Hợp đồng bán hàng phải có những nội dung chủ yếu sau đây:
- Các bên và người đại diện của các bên giao kết hợp đồng (phải có năng lực pháp lý và phải đúng thẩm quyền).
- Tên hàng.
- Số lượng.
- Quy cách, phẩm chất.
- Giá cả; nguyên tắc, thủ tục để thực hiện việc thay đổi giá khi có biến động giá cả thị trường trong qúa trình thực hiện hợp đồng.
- Thanh toán:
Phương thức thanh toán: Tiền mặt, chuyển khoản, trả ngay (bán thu tiền ngay), trả chậm (bán nợ).
Hồ sơ đối chiếu về thanh toán, chứng từ thanh toán.
Thời hạn thanh toán, chế định trách nhiệm trong việc chậm thực hiện nghĩa vụ thanh toán, ngừng thanh toán,…
- Địa điểm, thời hạn và phương thức giao nhận hàng.
- Thời điểm chuyển quyền sở hữu và rủi ro về hàng hóa.
- Quyền và nghĩa vụ của các bên.
- Các biện pháp bảo đảm thực hiện Hợp đồng.
- Các trường hợp bất khả kháng, cách giải quyết.
- Các trường hợp vi phạm hợp đồng, các chế tài áp dụng khi vi phạm hợp đồng.
- Các trường hợp chấm dứt hợp đồng, đơn phương chấm dứt hợp đồng, hậu quả của việc chấm dứt hợp đồng.
- Giải quyết tranh chấp
- Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng
- Thời gian hiệu lực của Hợp đồng và thanh lý Hợp đồng.
Ngoài các nội dung chủ yếu nêu trên, các bên có thể thỏa thuận các nội dung khác trong hợp đồng.
ĐIỀU 4 : Phương thức bán hàng :
Quy định về bán lẻ :
Quyết định giá bán lẻ do Tổng Giám Đốc Công ty hoặc người được Tổng Giám Đốc ủy quyền ký ban hành trên cơ sở tham mưu đề xuất của Phòng Kinh Doanh.
Hình thức bán lẻ : Bán thu tiền ngay
Không hạn chế về số lượng hàng bán và đối tượng khách hàng. Tuy nhiên trong trường hợp đặc biệt Công ty có thể chỉ đạo bằng văn bản quy định số lượng bán tối đa cho từng mặt hàng.
Quy định về bán sỉ :
- Thẩm quyền quyết định bán :
+ Thực hiện tại các Trạm KDXD của Công ty, bán theo giá bán sỉ do Tổng Giám Đốc Công ty hoặc người được Tổng Gíám Đốc ủy quyền duyệt hoặc quy định trong từng thời kỳ trên cơ sở tham mưu của Phòng Kinh Doanh. Giá bán sỉ và thời hạn thanh toán phải đảm bảo hiệu qủa kinh doanh.
+ Mọi thương vụ bán sỉ đều phải được Tổng Giám đốc Công ty hay người được ủy quyền phê duyệt về đối tượng, số lượng và giá cả trên cơ sở đề xuất của Đơn vị trực tiếp bán;
- Đối tượng khách hàng:
Khách hàng có lượng mua bình quân tối thiểu hàng tháng là:
+Loại hàng: Từ … trở lên cho mỗi khách hàng/1 lần bán.
+Loại hàng : Từ … trở lên cho mỗi khách hàng/1 lần bán.
Quy định về bán buôn :
Tất cả các trường hợp bán buôn đều phải do Tổng Giám đốc Công ty hay người được Tổng Giám đốc ủy quyền xem xét và quyết định trên cơ sở đề xuất của Đơn vị trực tiếp bán
- Giá bán buôn:
Giá bán buôn do Tổng Giám Đốc hoặc người được ủy quyền quyết định trên cơ sở tham mưu của Phòng Kinh Doanh. Tùy theo đối tượng khách hàng là người tiêu dùng hay người mua đi bán lại, tùy theo tình hình thị trường và chính sách bán hàng của Công ty trong từng thời kỳ mà giá bán buôn có thể là:
- Bằng giá bán lẻ.
- Bằng giá bán sỉ.
- Giá thấp hơn cả hai mức giá trên.
Nếu bán theo giá thấp hơn cả hai mức giá bán lẻ và giá bán sỉ thì giá bán cũng phải đảm bảo hiệu qủa kinh doanh (đầy đủ chi phí và có lãi).
- Đối tượng và số lượng bán buôn:
- Cơ sở sản xuất hay doanh nghiệp có đăng ký kinh doanh, có mã số thuế, mua hàng để trực tiếp sử dụng.
- Cá nhân, Cơ quan, Đơn vị (không phải là doanh nghiệp) có nhu cầu sử dụng với số lượng lớn.
- Doanh nghiệp có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh …. , mua về để bán lại và phải thực hiện đúng các Nghị định, quy định về quản lý kinh doanh … hiện hành của Nhà Nước.
- Khách hàng phải đạt lượng mua hàng tối thiểu mỗi lần là:
+Loại hàng: Từ … trở lên cho mỗi khách hàng/1 lần bán.
+Loại hàng : Từ … trở lên cho mỗi khách hàng/1 lần bán.
ĐIỀU 5 : Hóa đơn chứng từ :
Lập Hóa đơn:
Bán thu tiền ngay:
Đơn vị bán hàng phải lập hóa đơn bán hàng (GTGT) đúng quy định của Nhà nước; trừ trường hợp bán theo giá bán lẻ và khách hàng không yêu cầu thì Đơn vị sẽ gộp lại để lập 1 (một) Hóa đơn bán hàng chung (tổng cộng) vào cuối ngày.
Bán nợ (bán trả chậm):
Bắt buộc phải lập Hóa đơn bán hàng (GTGT) có ký nhận của người mua hàng và ghi rõ hình thức thanh toán (trả chậm bao nhiêu ngày) trên Hóa đơn. Lưu ý trên Hóa đơn chỉ ghi trả chậm tối đa là 30 ngày.
Thủ tục chứng từ bán hàng trả chậm (bán nợ):
Đối với bán lẻ, bán sỉ:
-
- Đơn vị bán lập Giấy đề nghị ký Hợp đồng bán hàng gửi lên Cửa Hàng.
- Cửa Hàng lập Hợp đồng bán hàng theo nội dung Giấy đề nghị của đơn vị bán gửi lên Công ty.
- Các Phòng Kinh Doanh và Phòng Tài chính Kế toán kiểm tra nội dung hợp đồng và trình Tổng Giám đốc hoặc người được ủy quyền ký.
- Hợp đồng đã ký sẽ ủy quyền cho Cửa hàng và đơn vị bán có trách nhiệm thực hiện đúng theo những nội dung thỏa thuận ghi trong hợp đồng.
- Đơn vị bán phải lập Sổ theo dõi nợ bán hàng riêng cho từng khách hàng hoặc thu Phiếu yêu cầu bán hàng từng đợt của khách hàng phát hành có ký nhận nợ của khách hàng và cũng phải lập hóa đơn (GTGT) đúng quy định của Nhà nước cho từng đợt bán hàng.
Đối với bán buôn
Đơn vị tiến hành các thủ tục tương tự như quy định đối với bán lẻ, bán sỉ ghi trên, cụ thể:
- Đơn vị trực tiếp bán buôn hoặc quản lý Đại lý lập Giấy đề nghị ký Hợp đồng và soạn thảo Hợp đồng bán buôn ) hoặc Hợp đồng giao đại lý để trình Công ty ký. Đơn vị bán và các Phòng Kinh Doanh, Phòng Tài chính Kế toán có trách nhiệm kiểm tra nội dung hợp đồng trước khi trình Tổng Giám đốc hoặc người được ủy quyền ký.
- Mỗi lần phát sinh thương vụ bán hàng (theo Hợp đồng đã ký), Đơn vị bán lập Giấy đề nghị duyệt bán buôn (hoặc bán cho Đại lý) với các nội dung: Mặt hàng, số lượng, giá bán, lãi gộp, phương thức vận chuyển, thời hạn thanh toán, số tiền khách vẫn còn nợ tại thời điểm lập Giấy đề nghị,…. Cửa Hàng Trưởng, Tổ Trưởng Kế toán Cửa hàng, Giám đốc Kinh Doanh và Kế Toán Trưởng có trách nhiệm theo dõi kiểm tra và ký duyệt Giấy đề nghị trước khi trình Tổng Giám đốc ký duyệt sau cùng.
- Lập Hóa đơn bán hàng khi giao hàng theo nội dung đã được Công ty duyệt tại Giấy đề nghị bán hàng và phải có ký nhận của người mua.
- Tất cả Hóa đơn, chứng từ bán hàng,.. phải lưu giữ tại nơi bán hàng và Phòng Tài chính – Kế toán.
ĐIỀU 6 : Công tác quản lý nợ bán hàng :
Tổng số dư nợ bán hàng của toàn Công ty phải được quản lý chặt chẽ và điều chỉnh phù hợp, kịp thời cân đối với khả năng vốn của Công ty, đáp ứng nhu cầu phát triển kinh doanh và đảm bảo an toàn, hiệu quả. Tổng Giám đốc căn cứ tình hình kinh doanh thực tế trong từng thời kỳ để đề xuất trình Hội đồng Quản trị duyệt chấp thuận tổng mức nợ bán hàng của toàn Công ty áp dụng cho từng quý hoặc 6 tháng.
ĐIỀU 7 : Quy định về trách nhiệm và xử lý :
Tất cả Cán bộ, Nhân viên trong Công Ty thực hiện việc kinh doanh các mặt hàng …. phải có trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh những quy định trong Quy chế này. Việc vi phạm Quy chế sẽ bị quy trách nhiệm cá nhân.
ĐIỀU 8 : Hiệu lực thi hành :
Quy chế có hiệu lực kể từ ngày ký .
Các đơn vị trực thuộc và nhân viên Công ty có trách nhiệm thi hành Quy chế này .
GIÁM ĐỐC
(Ký tên , đóng dấu )
DỊCH VỤ SOẠN THẢO ĐƠN, HỢP ĐỒNG, CÔNG VĂN CHỈ 500 NGÀN ĐỒNG -> GỌI NGAY 1900.0191
Tham khảo thêm: